Telecrm Automations

Your team is making call after call every day.

But let's be honest — not every call needs your attention.

Some calls are short. Some leads are cold. Some conversations simply don't need a deep audit.

So why waste time analyzing every single recording?

The smarter approach is to let the system decide — automatically.

Your funnel is already qualifying leads — Hot prospects, Churn leads, specific call types, and different lead origins. The qualification is already happening.

Now imagine if the Call AI Analyzer kicked in automatically — only when it really matters. That's exactly what happens when you connect the Call AI Analyzer with telecrm's Workflows.

Define your rules once — and let the automation do the rest.

In this video, we'll show you how to set up Workflow-based automation for the Call AI Analyzer — so the right calls get analyzed, automatically.

Steps to Create a Workflow for Call AI Analyzer in telecrm

1. Open the telecrm web app and navigate to the AI Agents page.

2. Click on the AI Agent you have already created.

3. At the top of the page, you'll see a notification that this AI Agent is not linked to any workflow yet. Click on Create New to start building your workflow automation.

4. A default workflow structure will appear with an Event, Condition, and Action already in place. Click on Edit to customise it as per your needs.

5. The default setup already has a useful starting point — the event is set to "On Call Recording Completed," and the default condition is set to summarize any call recording that is greater than or equal to 30 seconds. We will now edit this to match our specific requirements.

6. Click on the 3 dots next to the condition and select Edit.

7. Cancel the existing condition and click on Add a Condition to define a new one.

8. You will see two options to choose from —

Employee ID — to select a specific assignee whose call recordings should be summarized.

Call Duration — to set a duration rule using options like Equal To, Greater Than, Greater Than or Equal To, Less Than, Less Than or Equal To, or Not Equal To.

9. For this example, we want to auto-summarize all call recordings that are longer than 1 minute and belong to leads with the status of Enrolled / Admission Done.

Let's start by setting the duration rule. Since the system reads duration in seconds, we will enter 60 as the value for Greater Than. This means only recordings longer than 1 minute will be picked up.

10. Now let's add the second condition for the Lead Status. Click on the "Check If Lead" condition rule box. Click on the 3 dots and select Edit.

11. Click on Add a Condition and select Lead Status as the filter. Then choose Enrolled / Admission Done as the status. This is how you can stack multiple lead conditions based on your specific use case — simply select the right filter and apply.

12. Now let's adjust the workflow structure. Remove the Green node connected to the Duration Event Condition and place the Lead Condition before the final action. The Green node represents the "True" path — meaning if the condition is met, what should happen next.

13. Click on the AI Node Action and select Edit. The Call AI Agent will be selected by default. If you have created multiple AI Agents for different use cases, you can select the right one from the list here. Click Save.

14. At this point, the workflow is set to automatically analyze all call recordings that are longer than 1 minute and belong to leads with the status of Enrolled / Admission Done.

15. You can also extend this workflow further with additional actions. For example, add all these AI summaries to a dedicated Label or List so you have a focused place to track and review them all in one spot. Select the List and click Save.

16. Once everything is set up the way you need, click on Publish. Your workflow is now live and will start analyzing the right call recordings automatically — without any manual effort.

17. In the final step, the leads can be viewed from the Dedicated List created to make tracking easier and eliminate the guesswork or hunt. 

And that's all you need to do to put your Call AI Analyzer on autopilot with telecrm Workflows.

Define your conditions once — the right call duration, the right lead status, the right assignee — and the system takes care of the rest.

The chosen calls get analyzed and the findings land in the dedicated place to streamline the tracking.