Telecrm Admin LMS

Imagine your Callers, Managers, and Admins — all sending different messages to the same lead. Different wording, different tone, different content.

No consistency. No standard. And it shows.

Every role in your team has different communication needs — and they shouldn't have to figure it out on their own every time.

That's exactly why telecrm has Role Specific Message Templates.

Simply create the right templates for each role — Callers get their templates, Managers get theirs, Admins get theirs. Everyone knows what to send, when to send it, and how.

In this video, we'll show you how to set up Role-Specific Message Templates in telecrm.

Steps to Create & Manage Role-Specific Message Templates

1. Go to the Settings option on the telecrm Homepage.

2. Click on Permission Templates. All your saved role permission templates will be displayed on this page.

3. In this example, we are creating a Message Template for the Caller role. Click on the Edit icon on Default Caller Permissions.

4. Click on the Templates section and then click on WhatsApp.

Section 1: Creating a Message Template 

5. Click on Create Template to get started.

6. In the Shortcut field, give your template a title that is easy to identify. We are creating a quotation message for Hot Prospects — so we'll name it "QuoteDetails." Remember — no spaces in the title. Keep it as one continuous word.

7. In the Body section, type the actual message you want your Callers to use every time.

8. Here's a useful feature — you can add Lead Variables to make your messages personalised automatically. For example, after "Hi," add the Name variable, and telecrm will automatically pull the lead's name from their saved details. No manual typing needed.

9. You can add other lead details as variables too — wherever it is needed in your message.

Section 2: Enabling the Variables 

10. To enable a variable, go to Settings, click on Lead Fields, and find the field you want to use. Click Edit, go to Properties, and turn on the "Can Use Variable" option. For this example, we are enabling the variable for the Total Amount field. Add the default variable value as 0 and save. You can do this for any lead field you need. Once done, come back to the template page.

11. Once your message content is ready, click on Create Template. Your template is now saved and will be available to all users with the Caller role.

12. The same steps apply for creating SMS and Email templates as well.

13. One important thing to remember — Message templates support text content only. Media files and attachments cannot be added. 

Section 3: Uploading existing message 

14. If you already have templates saved somewhere else, you don't need to type them out again. You can directly upload them. 

15. To upload correctly, first click on Upload Template and download the Sample File. This shows you the exact format needed — the Shortcut as the title and the Body as the message. Variables must always be written in double curly brackets

16. Once your existing templates are formatted to match this structure, click on the Upload section, select your file, and click Upload. Your templates are live and ready to use.

Section 4: Downloading and Sharing with Other Roles

17. Now, if you want to share the same template with the Manager role as well, click on Download Template, and it will be exported as an Excel file. (Visual Cue)

18. Go back to the Permission Templates page and open Default Manager Permissions. Click on Edit, go to the WhatsApp Templates section, click on the Upload icon, select the downloaded file in CSV or XLSX format, and click Upload.

19. The same Quote Details WhatsApp template is now available for the Manager role as well. One template, shared across roles — in just a few clicks.

Section 5: Deleting the message template

20. Finally, to delete a template that is no longer needed, open the template and click on the Delete option. The template will be removed and will no longer be accessible to that role.

And that's all it takes to create, share, and manage Message Templates across different User roles in telecrm.

Set the right message for each role — once. And every Caller, Manager, and Admin will always know exactly what to send and when.

No more inconsistency. No more off-brand messages.